Todos já passaram por isso: você está prestes a fechar o computador para descansar duas semanas, quando recebe uma mensagem do gestor dizendo: "Te vejo segunda-feira!". O chefe esqueceu que você estará de folga, mesmo depois de ter sido informado.
Quando comunicamos algo importante para nós, tendemos a esquecer que isso pode não ter o mesmo peso para quem recebe a mensagem. Você provavelmente também já esteve do outro lado, irritado com um colega que não respondia suas mensagens, até descobrir que ele estava de férias.
A chave para uma comunicação eficiente no trabalho é repetir a informação. Parece contraintuitivo, mas é verdade. Todos se beneficiam quando há uma comunicação excessiva, ou seja, dizer a mesma coisa duas ou três vezes.
O segredo está em como e quando fazer isso. Pense em todos os canais disponíveis para solicitar, registrar e lembrar as pessoas sobre suas férias. Use todos os recursos e distribua as mensagens de forma que cada uma tenha um contexto e um momento adequado.
De Seis Semanas a Seis Meses Antes: Registre no Sistema
Se você gosta de se planejar com antecedência, pode solicitar férias com quatro a seis meses de antecedência. Nem todos os gestores apreciam um aviso tão antecipado, pois podem não saber qual será a carga de trabalho quando suas férias chegarem, dificultando a aprovação das datas.
A antecipação ideal para solicitar férias é uma conversa a ser feita com seu gestor direto. Depende dele como pessoa, do tipo de trabalho que você realiza, do tamanho da sua equipe e de outros fatores. Se essa conversa não trouxer muita clareza, quatro a seis semanas antes provavelmente é o adequado. Comece por aí e ajuste conforme necessário.
Às vezes, você precisa de aprovação com muita antecedência para um evento que não pode ser movido e que custará muito dinheiro se cancelado, como seu próprio casamento ou uma viagem não reembolsável. Nesses casos, seis meses ou mais não é irrazoável, mas traga o assunto à baila de tempos em tempos para que ninguém esqueça.
Sempre que fizer sua solicitação inicial, ela deve ser registrada. Anote no sistema de controle de ausências se sua organização utilizar um (software de recursos humanos, calendário compartilhado) ou escreva em um e-mail com um assunto claro, e certifique-se de que seu gestor responda confirmando a aprovação.
Duas Semanas Antes: Lembretes Verbais
Cerca de duas semanas antes das férias, lembre seu gestor e colegas verbalmente em reuniões. Os cenários ideais são uma reunião semanal individual com seu gestor direto e em uma reunião de equipe.
Guarde sua informação para o final da reunião, após todos os assuntos urgentes terem sido discutidos. Se precisar garantir que suas responsabilidades serão cobertas durante sua ausência, levante esse ponto privativamente com seu gestor, e não em uma reunião de equipe, para que ele tenha tempo de decidir como lidar com isso.
Uma Semana Antes: E-mail ou Mensagem para Seus Contatos
Se você precisar informar alguém fora da sua equipe — como clientes ou outro departamento — sobre suas férias planejadas, faça isso por escrito uma semana antes de partir. Isso lhes dá tempo suficiente para entrar em contato enquanto você ainda estiver disponível.
O e-mail é adequado, embora se você geralmente se comunique com essas pessoas por meio de plataformas de mensagens como Slack ou Microsoft Teams, essa pode ser uma opção melhor. A forma como você formatar a mensagem é importante.
Dois Dias Úteis Antes: Envie Mensagens Formatadas
Dois dias úteis antes do início das férias, envie uma mensagem curta e clara para todos que precisam saber que você estará fora. Se a norma for usar Slack ou Microsoft Teams, use essa plataforma.
A forma como você formatar esta mensagem faz uma enorme diferença. A primeira frase deve dizer algo como: "Apenas um lembrete, estarei fora a partir de DATA. Retornarei em DATA." Esta frase pode estar em negrito. A segunda DATA é o dia em que você volta ao trabalho, não o último dia de suas férias. O que é relevante para seus colegas é o dia em que você estará disponível.
Se precisar fornecer mais informações, como quem estará cobrindo suas atividades, coloque isso em um novo parágrafo. Não exagere nos detalhes. Isso enlouquecerá as pessoas. Se precisar deixar instruções detalhadas, coloque-as em um documento compartilhado e inclua o link.
Por que enviar esta mensagem dois dias úteis antes? Simples: se seu primeiro dia de férias for segunda-feira, você envia esta mensagem na quinta-feira para que qualquer pessoa que faltare ou adoeça na sexta-feira ainda a veja a tempo.
No Dia de Partida: Configure Seu Status
Meu lembrete favorito de férias é o indicador de status em uma plataforma de mensagens da equipe. Configure para mostrar que você está fora e adicione um emoji apropriado, como uma Palmeira ou um Avião.
Mesmo que você não goste de emojis, eles são extremamente eficientes e eficazes como comunicadores neste caso. Com um rápido olhar, todos que veem são lembrados de que você está fora.
Normalmente você também pode configurar uma mensagem de status; use isso para informar a todos a data em que estará disponível novamente.
Seu Primeiro Dia de Férias: Um Lembrete Final Para os Muito Esquecidos
Para aqueles gestores e colegas extremamente esquecidos, você pode configurar uma mensagem automática que aparece às 8h30 do primeiro dia em que estiver fora. Slack, Teams, e-mail ou até mesmo uma mensagem de texto servem. Seja conciso. Seja gentil. E tenha senso de humor. O objetivo da mensagem é ser útil — não fazer outra pessoa se sentir como um esquecido.
Fonte: Feed: All Latest
